16/03/20204 phút đọc

5 Bí Quyết Để Có Một Chuyến Công Tác Hiệu Quả

Là một người hay đi công tác, rất khó để bạn biết được mình sử dụng thời gian như thế nào, nếu không nhìn vào lịch trình trên điện thoại.

Với lịch trình dày đặc, bạn buộc phải tập trung vào công việc.

Đó cũng là lý do vì sao các chuyến công tác rất có giá trị: ngoài cảm giác thích thú khi được đến một vùng đất mới và nắm bắt một cơ hội mới, các chuyến công tác mang lại cho bạn những khoảng thời gian không bị làm phiền, rất hiếm có trong thời điểm này. 

Trong khi đa số người đi công tác đều nghĩ mình sẽ làm việc rất hiệu quả trong chuyến đi, thực ra thì đi công tác lại rất mệt mỏi.

Hãy cố gắng lên kế hoạch làm việc trước khi bạn bắt đầu chuyến đi.

Dưới đây là một vài bí quyết để bạn có được một chuyến đi công tác hiệu quả:

Công nghệ là người bạn tốt nhất

Bí quyết để làm việc hiệu quả là tận dụng sức mạnh của công nghệ.

Thay vì để cho ứng dụng Lịch trong điện thoại làm khó bạn, hãy thử sử dụng những ứng dụng khác, như Trello, để sắp xếp và xác định những nhiệm vụ/cuộc họp bạn sắp phải tham gia trước hoặc trong chuyến đi.

Nhờ vậy, bạn sẽ không phải căng não để nhớ xem tiếp theo mình phải làm gì và tập trung tốt hơn vào những công việc quan trọng.

Ngoài ra, hãy nhớ tải xuống tất cả mọi thứ bạn cần trước khi đi. Bạn sẽ không muốn phải mất thời gian tìm kiếm Wi-Fi đâu.

Biết rõ điểm đến của mình

Điều gì có khả năng tốn rất nhiều thời gian khi đi trên đường?

Đó là khi bạn không biết cửa tiệm tạp hóa hay cửa hàng tiện lợi gần nhất ở đâu. Hoặc trung tâm hội nghị có đủ gần để đi bộ hay không.

Hay liệu văn phòng của khách hàng có gần nơi bạn đang ở hay không.

Biết những thông tin này trước khi đến nơi là một trong những điều quan trọng nhất bạn phải làm khi đi công tác, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin khi ở khách sạn.

Giao tiếp

Khi đi công tác, chắc chắn bạn phải giữ liên lạc với văn phòng tổng.

Bạn nên làm rõ từ đầu nhiệm vụ của mình cũng như nhiệm vụ của những đồng nghiệp ở nhà. Hơn nữa, hãy nhấn mạnh khi nào bạn có thể sẵn sàng làm việc và khi nào bạn cần nghỉ ngơi.

Nhờ vậy, thời gian của bạn sẽ không bị ảnh hưởng và bạn có thể tập trung làm việc.

Một thói quen tốt nữa là cài đặt một tin nhắn trên email hay hộp thư thoại trên điện thoại khi bạn không có mặt.

Hãy nhớ để lại hướng dẫn cụ thể cho những người gọi tới, để có thể giải quyết mỗi loại tin nhắn một cách cụ thể.

Tận dụng lợi thế

Đi công tác nghĩa là bạn sẽ phải di chuyển rất nhiều từ nơi này đến nơi khác.

  • Cố gắng sắp xếp các cuộc gọi với các thành viên khác trong nhóm để cập nhật những điểm quan trọng trong dự án của bạn. Thời gian ngồi trong sảnh chờ máy bay chính là lúc thích hợp để nghĩ về những mục tiêu quan trọng và các chiến lược hiệu quả trước khi bạn đặt chân đến nơi.
  • Trước khi rời đi, hãy chọn một vài chủ đề và tận dụng thời gian rảnh để đọc và suy nghĩ một vài ý tưởng cho dự án mới. Bạn sẽ ngạc nhiên vì số lượng ý tưởng tuyệt vời mình có thể nghĩ ra chỉ sau một chuyến công tác.

Nghỉ ngơi đúng lúc

Điều quan trọng bạn phải nhớ là khi nào nên tạm dừng công việc để nghỉ ngơi.

Bạn rất dễ bị cuốn theo những yêu cầu, đề nghị từ phía công ty hay khách hàng.

Để xử lý tốt công việc và học hỏi một cách tốt nhất, bạn cần cân bằng công việc với nghỉ ngơi và tập thể dục.