08/04/20205 phút đọc

Hiện Đại Hóa Chính Sách Công Tác Của Một Công Ty

Điều gì làm nên một cuộc cải tổ về Chính sách công tác của công ty?

 Khi nhu cầu cắt giảm chi phí thường dẫn đến việc cải tổ chính sách, chúng ta nên thực hiện một giải pháp toàn diện và cố gắng ban hành được chính sách linh hoạt trên các phương diện:

  • Dễ dàng thực hiện
  • Đem lại sự thoải mái cho nhân viên
  • Gia tăng hiệu quả sản xuất
  • Thực hiện sự tuân thủ
  • Tiết kiệm chi phí cho công ty

Hãy đảm bảo sự phù hợp

Các công ty thường ban hành một chính sách chung cho tất cả mọi người,nhưng thay vào đó bạn cân nhắc một loạt các chính sách dành cho các đối tượng khác nhau như:

  • Nhân viên đi công tác và việc ban hành chính sách hỗ trợ kết quả công tác 

  • Các quản lý, là người ban hành chính sách công tác và phụ trách chi tiêu
  • Bộ phận tài chính, là những người theo dõi chi phí công tác
  • Bộ phận nhân sự, là người mà những ưu tiên chính của họ là đảm bảo sự hài lòng cho nhân viên cùng với việc tuyển dụng các nhân viên khác.

Bạn có thể xây dựng nhiều chính sách, như cho những nhân viên, những người mà họ không cần nhiều nhu cầu như các cấp lãnh đạo/quản lý trong các chuyến công tác.

  • Công ty bạn hiện đang chi trả bao nhiêu cho chi phí công tác?
  • Bạn muốn chi trả bao nhiêu cho việc công tác? Tại sao nhân viên của bạn phải đi công tác?
  • Bạn muốn những thay đổi trong chương trình công tác diễn ra nhanh như thế nào?

(Bạn có thể xem ở đây một ví dụ thực tế nhất cho Chính sách công tác của công ty)

Bạn muốn chi trả bao nhiêu cho việc công tác? Tại sao nhân viên của bạn phải đi công tác? Bạn muốn những thay đổi trong chương trình công tác diễn ra nhanh như thế nào?

 Những câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra được chính sách công tác thành công. 

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn lưu ý việc họp hành từ xa, cũng như việc đặt chỗ sớm từ trước để giảm thiểu chi phí. 

Thêm nữa, hãy luôn để ý đến bức tranh toàn cảnh. Người đi công tác luôn muốn được bay ở những hạng ghế sang trọng. Việc này có thể rất tốn kèm, tuy nhiên các hạng ghế này sẽ đi kèm với các đặc quyền mà có thể giảm thiểu chi phí được như miễn phí hành lý, có thêm chỗ để chân miễn phí, cũng như thực phẩm miễn phí tại quầy sân bay. 

Hãy đảm bảo rằng quy trình phê duyệt của bạn được xây dựng phù hợp với chính bạn và những nhân viên được phái đi công tác. Việc phê duyệt một cách quá ngặt nghèo sẽ gia tăng sự ức chế đối với nhân viên công tác và cũng sẽ làm gia tăng chi phí cho công ty. Như chúng ta đều biết, chi phí bay có thể xê dịch từng phút một cũng như việc đặt chỗ khách sạn cũng có thể thay đổi trong phút cuối. 

Việc tuân thủ là tối quan trọng 

Một khi bạn đã đề ra và cải thiện được chính sách công tác mới của công ty, bạn phải yêu cầu nhân viên của công ty mình tuân thủ nó. Chẳng may là, việc này nói dễ hơn làm.

Công cụ theo dõi công tác của bạn cần đi kèm với các quy trình phê duyệt và các chức năng kiểm toán, thế nhưng việc phải đính kèm các chức năng tuân thủ truyền thống này với những sự khích lệ như việc trao thưởng có thể đảo ngược lại hiệu quả của quá trình này. Thay vì quá phụ thuộc vào một cơ chế trải nghiệm được dựa trên sự thay đổi một các tiêu cực, là hậu quả sau những trải nghiệm thực tế, bạn có thể đưa ra những sự thay đổi tích cực để khuyến khích các hành vi tốt đẹp.  

Một vài tổ chức lo ngại rằng việc trao thưởng có thể khuyến khích nhân viên đi nhiều chuyến công tác hơn, nhưng đó là điều thường không xảy ra. Rất nhiều công ty mà chúng tôi làm việc cùng nhận thấy các nhân viên của họ cố gắng không vượt hạn mức chi tiêu và đặt chỗ trước từ rất sớm. 

Bước 3: Nếu bạn viết nó, họ sẽ không thực hiện

Việc soạn thảo chính sách công tác chắc chắn là không đủ. Nhân viên của bạn sẽ không chủ động thực hiện nó. Bạn cần hành động để đưa công cụ này vào tay của những bộ phận có thẩm quyền. 

Có nhiều nền tảng dành để chuyên môn hóa việc đặt trước hoặc theo dõi chi phí. Tuy nhiên, rất ít nền tảng có thể bao quát toàn bộ quá trình. Sự đa tích hợp và nhiều đầu mối quan hệ công việc thiết yếu thường đem đến sự ức chế với trải nghiệm của người dùng. Thêm nữa, các nền tảng đi theo sau phải mất đến 6 tuần để thực hiện, trong khi các nền tảng hiện đại chỉ mất vài ngày.

Việc quản lý công tác sẽ trở nên dễ dàng và hữu ích cho người đi công tác. Lý tưởng là, bạn có thể duyệt qua mọi chi phí ở trong hạn mức một cách liền mạch.