Xin chào,chúng tôi có thể giúp gì?

Liên hệ chúng tôi bất kì khi nào: support@ezbiztrip.com

Hướng dẫn thêm một chi phí mới

Để Thêm chi phí mới (Add New Expense) có những cách như sau:
Cách 1: Trên Menu điều hướng chọn Chuyến đi của tôi (My travel), ô thứ 2 mục Thêm chi phí (Add Expense), nhấp chọn Thêm nhanh (Quick Add)
Cách 2:
Trên Menu điều hướng chọn Chi phí (Expense), nhấp chọn Thêm chi phí (Add Expense)
Cách 3:
Vào một chuyến đi / báo cáo bất kỳ, nhấp chọn Thêm chi phí (Add Expense)

Trong trang Thêm chi phí (Add New Expense), điền thông tin vào các trường thông tin:

Chuyến đi / Báo cáo chi phí (Trip / Expense Report): Gán chi phí cho chuyến đi đã được tạo
Danh sách chi phí (Expense category): Lựa chọn danh mục chi phí phù hợp
Nhà cung cấp (Vendor name): Tên nhà cung cấp dịch vụ
Thành phố (City): Tên thành phố mà bạn sử dụng dịch vụ
Ngày giao dịch (Transaction date): Ngày thực hiện giao dịch cho chi phí đó
Số tiền (Amount): Số tiền
Ghi chú (Note): Để lại tin nhắn cho cấp trên về chi phí đó (nếu có)

Sau cùng, nhấp vào Lưu (Save) hoặc Lưu và Tạo Mới (Save and Add New). Hệ thống sẽ tự động thêm chi phí vừa tạo vào Chuyến đi/ Báo cáo tượng ứng.

Thêm một chi phí mới trong báo cáo chi phí

Làm thế nào tôi có thể xem trạng thái chi phí sau khi gửi yêu cầu phê duyệt chi phí?

Bạn sẽ nhận được thông báo thông qua email về trạng thái yêu cầu chi phí cho dù chúng được phê duyệt hay từ chối. Ngoài ra bạn có thể làm theo cách sau.

Bước 1: Đăng nhập vào EzBizTrip bằng tài khoản công ty của bạn.

Bước 2: Ở màn hình chính, trên Menu thanh điều hướng trên cùng, nhấp chọn Chi phí (Expense) Bước Bạn có thể truy cập vào danh mục Chi phí (Expense) và xem trạng thái cập nhật mới nhất của từng chi phí theo chuyến đi hoặc theo báo cáo.

Làm thế nào để tải lên hóa đơn kèm với chi phí khi tạo mới chi phí?

Để đính kèm biên lai / hóa đơn trên danh mục chi phí, bạn thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Tại Tạo mới chi phí (Add New Expense), nhấp vào Ảnh/Tệp (Photo/File)

Bước 2: Đính kèm biên lai / hóa đơn chi phí của bạn bằng cách chọn từ máy tính / thiết bị di động hoặc kéo và thả tệp để thêm chi phí.

Bước 3: Dựa vào chính sách của công ty, bạn hãy tải lên danh mục chi phí với định dạng được liệt kê sau đây.

Lưu ý: Bạn có thể đính kèm hình ảnh hoặc tệp lưu trữ từ máy tính. Nhấp vào nút tải lên và chọn .png, .jpg, .jpeg, .pdf để tải lên tối đa 4 tệp và giới hạn 2MB cho mỗi tệp.

Làm thế nào để yêu cầu duyệt chi phí không liên quan đến các chuyến công tác?

Bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản công ty.

Bước 2: Ở màn hình chính, trên Menu thanh điều hướng trên cùng, nhấp chọn Tạo yêu cầu (Create a Trip / Expense)

Bước 3: Ở màn Tạo mới (Create New), chọn tab Báo cáo chi phí (Expense Report). Nhập thông tin cho báo cáo muốn tạo: Tên báo cáo, thời gian, ghi chú. Chọn Tạo

Bước 4: Vào màn chi tiết của Báo cáo chi phí bạn vừa tạo. Nhấp chọn vào Thêm chi phí mới (Add New Expense). Nhập tất cả các chi tiết của chi phí, chọn Lưu (Save) hoặc Lưu và tạo mới (Save and Add New)

Bước 5: Sau khi nhập tất cả các chi phí liên quan đến chuyến công tác, để yêu cầu duyệt chi phí, nhấp chọn Yêu cầu duyệt (Claim All Expense). Yêu cầu duyệt chi phí chuyến đi sẽ được chuyển cho cấp trên của bạn.

Làm thế nào để yêu cầu chi phí cho chuyến công tác?

Bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản công ty.

Bước 2: Đảm bảo yêu cầu chuyến công tác của bạn đã được phê duyệt.

Bước 3: Ở màn hình chính, chọn Chi phí (Expense) trên Menu thanh điều hướng trên cùng.

Bước 4: Chọn chuyến đi mà bạn muốn báo cáo chi phí

Bước 5: Nhấp chọn vào Thêm chi phí mới (Add New Expense). Nhập tất cả các chi tiết của chi phí, chọn Lưu (Save) hoặc Lưu và tạo mới (Save and Add New)

Bước 6: Sau khi nhập tất cả các chi phí liên quan đến chuyến công tác, để yêu cầu duyệt chi phí, nhấp chọn Yêu cầu duyệt (Claim All Expense). Yêu cầu duyệt chi phí chuyến đi sẽ được chuyển cho cấp trên của bạn.

Có các loại chi phí nào?

Các loại chi phí (Expense Categories) là danh sách các chi phí cần thiết cho một chuyến công tác, bao gồm:

1. Chi phí máy bay (Flight): Là chi phí thực bạn trả cho hãng bay trong chuyến công tác.

2. Chi phí khách sạn (Accommodation): Là chi phí thực bạn phải trả cho các khách sạn trong chuyến công tác.

3. Chi phí đi lại (Travel Allowance): Là những chi phí như thuê xe, phí taxi trong chuyến đi,… được thiết lập bởi quản trị viên cho từng cấp nhân viên. Chi phí được giới hạn theo ngày. Tổng chi phí là tất cả chi phí đi lại trong chuyến công tác.

4. Các chi phí khác (Uncategorized): Như chi phí ăn uống cho khách hàng, in tài liệu hay một số chi phí phụ khác, không thuộc các loại chi phí nêu trên. Trên đây là những chi phí mặc định được EzBizTrip thiết lập. Từng công ty có thể tùy biến thêm vào các danh mục chi phí khác.